Priority Poker

Je brainstormt eerst over mogelijke initiatieven om een doel te bereiken. Vervolgens speel je poker door je initiatieven op een 3x3-matrix te plaatsen om te prioriteren, selecteren en de juiste initiatieven te organiseren om je op te richten.

Een teaminspanning om te brainstormen over alle initiatieven die bijdragen aan een doel. En deze vervolgens samen te prioriteren. Plak ze met post-its op een 3x3-matrix (zie template). Wees daarna echt selectief in welke je kiest.

Deze oefening staat in onze Teambooster App, een van de vele tools om je team te helpen toewerken naar geweldig teamwork, gewoon tijdens het werk. De Teambooster App begeleidt je team met kleine stappen en vele tools en oefeningen, net als een work-out, om te bouwen aan een sterk team.

Wanneer gebruik je deze tool?

Wanneer je prioriteiten niet duidelijk zijn, is deze oefening iets voor jou. Een speciale sessie hebben om je taken en inspanningen op een speelse manier te prioriteren brengt motivatie, duidelijkheid en actie terug. Het doel van deze oefening is om keuzes te maken. Dit zorgt voor meer bewustwording van de beperkingen van middelen, zoals tijd, wat leidt tot betere keuzes.

Na het maken van alle noodzakelijke keuzes heb je duidelijkheid over deadlines, rollen en ook over de dingen die niet gedaan gaan worden, wat veel mentale ruimte vrijmaakt. Dit werkt uitstekend voor langetermijndoelen zoals kwartaal- of trimesterdoelen.

Hoe werkt het?

Stap 1: Bereid je voor en bepaal de doelen waaraan je wilt werken.
Het bepalen van 3-5 hoofddoelen helpt je om in de eerste plaats te prioriteren. Stel deze doelen vast voor een specifieke periode waarin je ze wilt bereiken (bijvoorbeeld 3 maanden). Bereid een paar flip-overs voor, afhankelijk van hoe groot je het wilt aanpakken. In het mediagedeelte vind je voorbeelden van de structuren van deze tool.

Je hebt een flip-over nodig voor elk doel waarop je met post-its alle mogelijke acties verzamelt. En één extra voor alle andere grote ideeën. Je hebt één flip-over nodig voor de 3x3-matrix (twee assen die negen vlakken creëren).

Stap 2: Brainstorm over mogelijke initiatieven (acties).
Nodig je team uit om te brainstormen over initiatieven voor elk van de doelen, en schrijf elk initiatief op één post-it. Een nuttige vraag hierbij is: “Welk initiatief brengt je dichter bij het bereiken van dit doel?”. Probeer elk initiatief te formuleren met een duidelijk te behalen resultaat.

Hanteer de regels van het brainstormen: alles mag. In de volgende stap kun en ga je het sorteren. Het is belangrijk om alles toe te laten en de creativiteit niet te beperken, zodat het volledige potentieel van je team benut wordt. Moedig elkaar aan om out-of-the-box te denken en schrap het woord “maar” uit de brainstormsessie. Neem ongeveer 3-5 minuten per doel.

Stap 3: Speel "poker" met de 3x3-matrix.
Hoe de matrix werkt:

• Je hebt de y-as "impact", die wordt gemeten in drie niveaus: 1, 2 en 3 sterren (van laag naar hoog)

• Je hebt ook de x-as "inspanning" (effort), die eveneens in drie secties wordt gemeten: 1, 3 en 9 punten. We gaan ervan uit dat dit exponentieel toeneemt door de complexiteit van het werk, dus de schaal is niet lineair zoals 1, 2, 3, maar exponentieel zoals 1, 3, 9.

Nu plaatst ieder van jullie alle gebrainstormde initiatieven op de matrixkaart. Jullie doel is nu om alle initiatieven in de juiste vlakken te sorteren. Begin met de focus op de inspanningsas en rangschik ze daar eerst. Dit voorkomt de gebruikelijke bias om initiatieven met een grote impact te onderschatten qua moeite. Sorteer ze vervolgens langs de impactas. Voer een gesprek over jullie inschattingen van inspanning en impact. Zoom in waar jullie van mening verschillen en stel vragen die voor verduidelijking zorgen.

Stap 4: Maak afspraken over vervolgacties en waar je niet op gaat focussen.
Wanneer alle initiatieven gesorteerd zijn, heb je een duidelijk beeld van waar de focus naartoe moet gaan. Bepaal de volgende stappen en wie verantwoordelijk is voor welke acties. Je kunt altijd terugkomen naar je matrixkaart om nieuwe initiatieven op te pakken om je doelen te bereiken. Het helpt om op te schrijven wat je hebt besloten. Zo heb je een duidelijke uitkomst van deze sessie en kun je direct overgaan tot actie. Net zo belangrijk als het overgaan tot actie, is ook weten wat je niet gaat doen (misschien wel de belangrijkste keuzes…).

Wat heb je nodig om te beginnen?

Post-its, pennen en een flip-over of iets anders waarop je de 3x3-matrix kunt visualiseren om op te werken. Als je online vergadert, vertaal het dan naar je online vergaderomgeving zodat iedereen kan deelnemen.

Extra tip

De grootste beperkte bron waarmee je werkt, is tijd. Je kunt deze extra dimensie ook aan de matrixkaart toevoegen door een "tijdvaluta" te introduceren. Je kunt het aantal beschikbare werkweken of -dagen van het team gebruiken om de initiatieven te kiezen waaraan gewerkt gaat worden. Om dit te berekenen neem je de volledige beschikbare periode en trek je vakanties, ziekteverlof, andere projecten, administratief werk enz. af. Nu kun je de inspanningsas gebruiken, deze afstemmen op je drie niveaus en ervoor zorgen dat je binnen de grenzen van je tijdvaluta blijft.

Deze oefening is voor

• Teamgrootte: 2 tot 13+

• Teamontwikkelingsfase: Forming, storming, norming, performing

• TEAM-framework: Missie

• Moeilijkheidsgraad: gemiddeld

• Duur: 30-90 min

Gerelateerde tools in teambooster.app

Eat the Frog First, Doelhorizonnen, Doelritme.

Je kunt deze gerelateerde tools, en nog veel meer, vinden in de Teambooster App. Ga naar teambooster.app, maak een gratis account aan en ontdek of het ook iets voor jouw team is.

Bron: Oefening ontworpen door Teambooster. Oorspronkelijke auteur onbekend. In de praktijk gebracht samen met een van onze klanten.